10 Principios Para la Gestion de Proyectos Exitosos

Sabemos que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio único, el cual cuenta con restricciones y limitaciones de recursos.

El deseo de todo equipo de proyecto es cumplir con un proyecto exitoso, sin ingresar en los criterios de éxito dado que pueden diferir entre empresas hay diez principios que sugiero seguirlos.

1. Maneje un Marco Conceptual y Metodología: Según el PMI (Project Management Institute) la dirección de proyectos es “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.” Es muy poco probable contar con proyectos exitosos si se maneja de manera empírico, es recomendable definir una metodología específica para la empresa, basada en un marco conceptual reconocido y ampliamente reconocida como es el PMBOK del PMI®.

2. Enfóquese en Proyectos: Es recomendable que la empresa tenga como prioridad el desarrollo de proyectos con el fin de producir cambios y reducir las urgencias y pérdidas de la misma. Este proceso de mejora continua permitirá que la empresa siga desarrollándose, pero solo se logrará si se enfoca en la realización de proyectos y no en cubrir emergencia como prioridad.

3. Priorice los Proyectos: Si bien la empresa se debe enfocar en proyectos, no es cuestión de hacer cualquier proyecto por hacerlo. Es importante que exista un criterio formal y objetivo para poder clasificar las ideas factibles de la empresa y realizar un ranking de los proyectos desde el más prioritario, la priorización debe estar alineado a los objetivos estratégicos de la empresa. Por medio de la matriz de priorización se selecciona los proyectos que den el mayor beneficio y optimiza los recursos de la empresa.

4.Defina Portafolio, Programa y Proyectos: Una manera de ser eficiente con los recursos de la empresa y alinear los proyectos en ejecución con los objetivos estratégicos y procedimientos de la empresa, es definiendo la gestión de portafolio y programa. Esto conllevará a un mejor control de los proyectos y el mayor soporte por parte de la empresa.

5. Defina Objetivos Claros: Una correcta definición de los objetivos del proyecto permitirá enfocar a los miembros del proyecto en los puntos claves y en los factores que son considerado como factores de éxito del proyecto por parte de la compañía. Se recomienda que los objetivos pase el filtro SMART (específico, medible, alcanzable, realista y limitante en el tiempo).

6. Planifique: Lo que no se planifica no se puede realizar, por lo tanto la planificación es indispensable si deseamos aumentar la probabilidad de exitoso del proyecto. La planificación nos ayuda a aterrizar el alcance que necesita el cliente y permitir que todos los miembros del proyecto  tengan las misma imagen  de desarrollo del proyecto.

7. Controle los cambios: Los cambios son intrínsecos de los proyectos, no existe proyectos sin que se presenten cambios y de acuerdo a la teoría de restricción si una variable del proyecto se mueve es muy probable que las otras variables también se modifique. Los cambios no se pueden evitar pero si deben ser controlados y por ello se recomienda un correcto proceso de control de cambio empresarial.

8. Desarrolle a los Colaboradores: El único recurso que puede sacar adelante un proyecto o que puede hacer que fracase es el recurso humano. Es importante que el director de proyecto vele por el bienestar de cada uno de los miembros del proyecto y utilizar herramientas de habilidades blanda como son el liderazgo y motivación para desarrollar los equipos de trabajo.

9. Sea proactivo – Realice Análisis de Riego: Una de las mejoras manera de ser proactivo y reducir la probabilidad de fallos en los proyectos es realizando la gestión de riesgo. Es recomendado un proceso continuo de análisis de riesgo y desarrollar planes de respuestas y contingencias oportunos y efectivos.

10. Haga Seguimiento con Indicadores: Un buen seguimiento es indispensable para poder asegurar el éxito del proyecto y que permita tomar las acciones correctivas en el momento adecuado. Los principales indicadores de proyecto son:

1. % de Avance de Cronograma: (Valor de Duración o Trabajo Completado / Valor de Duración o Trabajo Total)*100
2. % de  Entregables Culminados: (Número Entregables Culminados / Número Total de Entregables)*100.
3. % de Avance de Costo: (Costos Actuales/Costo Total)*100
4. Índice de Cronograma: (% de Avance Real / % de Avance Planificado) a la fecha.
5. Índice de Costo: (Costo Real / Costo Planificado) a la fecha.
6. % de Satisfacción: (Valor obtenido en evaluación de Satisfacción / Valor Máximo que se puede obtener en evaluación de Satisfacción)*100

El éxito de un proyecto es el objetivo de un Gerente de Proyectos y mientras más principios se puedan desarrollar, se aumenta la probabilidad de éxito.

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