Cómo hacer un inventario en Excel + Plantilla Gratis

La construcción de tu inventario en una plantilla de Excel es un paso imprescindible para gestionar los recursos de tu pyme. Conocer qué y cuánto tienes es la base sobre la cual construirás tus estrategias de ventas y harás tus proyecciones financieras.

Despídete del papel y dale la bienvenida a tu inventario en Excel

¿Eres de los que aún maneja los inventarios manualmente? ¡Olvídate de los engorrosos libros de inventarios! Las plantillas de Excel para inventarios son una herramienta sencilla que te ayudarán a dar el siguiente paso para automatizar tus procesos.

Para ayudarte en esta tarea, hemos creado un ejemplo de plantilla de Excel que te ayudará a estructurar de una manera más eficiente:

• Las entradas y salidas de tus productos
• La actualización de existencias
• El registro automático de movimientos

Comienza a llevar tu control de inventario en Excel de forma sencilla y clara, a través de esta plantilla que ha sido descargada por miles de personas y que actualizamos en este 2022 que siga siendo funcional.

Al terminar de leer este artículo, podrás descargarla gratuitamente.

¿Cómo usar la plantilla de Excel para llevar mi control de inventarios?

Esta plantilla gratuita ya cuenta con las fórmulas básicas de Excel para realizar los movimientos y operaciones de control de inventarios.

A continuación, te explicamos 3 sencillos pasos para comenzar a utilizarla:

1. Guarda una copia y personaliza tu plantilla

Para empezar, realiza una copia de tu plantilla de inventarios para conservar una en blanco.

De esta manera, puedes hacer copias para registros mensuales, semanales o en la periodicidad que requiera tu inventario.

Primero, localiza el archivo XLS en tu computadora, haz click con el botón derecho de tu mouse y usa la opción duplicar.

👉🏽TIP: Te recomendamos nombrar el archivo especificando las características de tu negocio, así como la periodicidad que aplicarás en tu plantilla, por ejemplo: 2022_La Comercial Inventario.xls

Ahora sí, continúa personalizando tu plantilla insertando el logotipo y nombre de tu empresa:

2. Da de alta tus productos

Notarás que la plantilla tiene las pestañas INSTRUCTIVO, REGISTRO y PRODUCTOS.

Deberás comenzar por la pestaña PRODUCTOS, que es la que te servirá para dar de alta o registrar tus productos por primera vez.

Cada fila de Excel representa un CÓDIGO de producto.

Podrás llenar las celdas con su DESCRIPCIÓN, UNIDAD, CATEGORÍA y ALMACÉN de tus productos. En la última columna deberás definir el STOCK MÍNIMO VIABLE del producto, esto de acuerdo a las existencias que requieras mantener dentro de tu almacén.

👉🏽 Te compartimos un ejemplo:

Si has notado que el chocolate con avellana es el producto que se te acaba más rápido, y el surtido tarda alrededor de media semana, debes calcular el margen del producto que necesitas en existencia para su venta, mientras llega el nuevo pedido.

Para calcular el stock mínimo o de seguridad te recomendamos considerar lo siguiente:

• El plazo máximo en el que tu proveedor puede entregarte el producto, tomando en cuenta posibles retrasos de logística.
• El plazo normal de entrega en el que tu proveedor te envía la mercancía sin ningún imprevisto.
• La demanda media que tu producto mantenga normalmente.

3. Registra las entradas y salidas de tus productos 

Primero, necesitas capturar tus existencias del momento.

Ejemplo: Supongamos que a inicios de mes recibes 120 kilos de chocolate con avellana.

A continuación, consulta en la pestaña PRODUCTOS que las existencias se han registrado correctamente:

👉🏽TIP: No olvides comprobar que tienes suficiente stock del producto.

En cuanto alcances tu STOCK MÍNIMO VIABLE, aparecerá el signo de alerta al lado del inventario, indicándote que es hora de pedir más chocolate con avellana. En el caso de la imagen de ejemplo, lo que hay que resurtir es el chocolate con almendra.

Ahora bien, para registrar una venta o SALIDA, solo tienes que escribir el código de producto dentro de la pestaña REGISTRO.

Al presionar la tecla ENTER de tu teclado, se llenará automáticamente la fila DESCRIPCIÓN y UNIDAD DE MEDIDA, ya que tu plantilla guardó estos datos cuando registraste tus productos en el paso anterior.

En el momento de registrar tu venta, es importante que establezcas el número de productos en la columna SALIDA.

Cada ENTRADA y SALIDA se registra automáticamente modificando tus números de existencia reales. Tu plantilla te mostrará una alerta y en la columna de SOLICITAR verás la leyenda «Solicitar material». En este caso, te sugerimos verificar tu STOCK MÍNIMO VIABLE.

Como podrás observar, esta plantilla puede ser una excelente forma para que tu negocio comience a automatizar procesos, los cuales te podrían llevar mucho tiempo si los realizas manualmente.

Pronto iniciamos nuestro programa integral, si deseas saber más, déjanos tus datos y nuestros asesores personalizados se contactarán contigo.