Seguimiento de proyectos vs Gestión de proyectos

El seguimiento de proyectos y la gestión de proyectos son dos actividades que a simple vista parecen ser la misma cosa, sin embargo, hay mucho qué diferenciar entre ambas; en esta publicación mencionaremos la disparidad entre ambos conceptos, y te ofrecemos consejos para lograr un seguimiento de proyectos efectivo.

Confundir el seguimiento de proyectos (Project Tracking) con la Gestión de proyectos (Project Management) es erróneo y común, y se suele referir a ambos conceptos para lo mismo. Es importante saber diferenciar cuándo estamos hablando de gestión de proyectos y cuándo estamos hablamos del seguimiento de proyectos.

Por ello definiremos:

1. ¿Qué es un proyecto y qué es un proyecto en Jira?
2. ¿Qué es la Gestión de proyectos?
3. ¿Qué es el seguimiento de proyectos?
4. Aspectos sobre los que se debe hacer el seguimiento de proyectos
5. Conclusiones

Empecemos…

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es el conjunto de actividades y tareas que deben realizarse para producir un producto, servicio o resultado específico, generalmente dentro de un plazo determinado, con un coste asociado y debe ser independiente a la herramienta que uses. Lo único que puede alterar la gestión de tus proyectos (en forma y no en fondo) es la metodología o método que uses para gestionarlos.

¿Qué es la Gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el conjunto de disciplinas, procesos y herramientas en las que se apoyan los proyectos durante su ciclo de vida, y ésto es (o mejor dicho debería ser) independiente a la herramienta que estés usando. Lo único que puede variar son los métodos, la forma, y los procesos que uses pero siempre debería tener el mismo objetivo: proporcionar a equipos, gerentes y a las empresas los mecanismos suficientes para coordinar y controlar los proyectos durante su ciclo de vida.

Listado con los procesos que habitualmente añaden valor en la gestión de proyectos, cuando ésta se aplican de forma adecuada:

Gráfico extraído de Informe anual de Wellington sobre el estado del campo de la Gestión de Proyectos en 2019.

Es importante recalcar que la gestión de proyectos debe ser independiente a la forma en que lo hagas (léase metodología), ya que en la mayoría de los casos tendrás que gestionar riesgos, costes, alcances, etc. y practicarlo de forma ágil o tradicional sólo debe impactar en la forma.

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

Hablando de forma general e ignorando el factor de qué herramienta vamos a usar, el seguimiento de proyectos es un tarea  que tiene como propósito proporcionar datos reales sobre el progreso de un proyecto, lo que permitirá estar preparados para resolver problemas y hacer los ajustes necesarios. Ésta tarea suele estar a cargo de Gestores de Proyecto, PMOs, e incluso por los propios equipos.

El seguimiento de proyectos es una de las muchas actividades que se deben realizar cuando se está gestionando un proyecto, por ello muchos suelen asumir esta tarea de manera implícita a la gestión y no le suelen dar la importancia correspondiente y suelen esperar que los procesos generen datos por defecto que permitan hacer el seguimiento de proyectos, mientras que debería ser de la otra forma: El seguimiento de proyectos debe ser una acción pro-activa dentro de la gestión y no una acción reactiva al resultado de los procesos.

debemos ver el seguimiento de proyectos como el conjunto de acciones a realizar, la serie de mecanismos de los que debemos disponer para para obtener datos reales de los proyectos y facilitar la toma decisiones:

El Arco del Seguimiento de Proyectos muestra los pilares en los que se debe apoyar una adecuada monitorización de proyectos.

Aspectos sobre los que se debe hacer el seguimiento de proyectos

El seguimiento de proyectos debe hacerse a través de datos y alertas:

•    Datos: es necesario recoger toda la información sobre los proyectos y disponer de ella de una forma centralizada. Los procesos de gestión arrojan información sobre los productos tangibles (outputs) que deben agregarse en los proyectos para poder compartir los objetivos/resultados esperados (outcomes).
•    Notificaciones: disponer de mecanismos que notifiquen a todos los interesados o participantes en los proyectos.

Además, es importante que los proyectos sean accionables y auditables:

•    Interactivo: cuando se realiza un seguimiento de proyectos en escala, con miras a ahorrar tiempo y esfuerzo, será necesario hacer cambios en masa, los proyectos deben ser accionables durante todo su ciclo de vida. La productividad es clave.
•    Auditable: los proyectos cambian mucho durante toda su vida, por ello es necesario disponer de un seguimiento histórico que nos ayude a entender qué ha pasado con nuestros proyectos.

Disponer de vistas generales y creación de informes que facilite la toma de decisiones:

•    Vistas: acceso a una vista general de los proyectos que ofrezca una visión conjunta y central de los proyectos.
•    Informes: resumir y agregar información de los proyectos que ofrezcan una visión completa de lo que esté pasando en el conjunto de proyectos.

Conclusiones

• Independientemente de la herramienta que uses, recuerda que el seguimiento de proyectos es una actividad más a realizar dentro de la disciplina de la gestión de proyectos.
• Más allá del seguimiento de proyectos (que asumimos que es una tarea que haces aunque sea en una hoja de Excel), preocúpate también del seguimiento utilizando diversas herramientas y softwares.

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